Na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych znajduje się poradnik dotyczący elektronicznych zwolnień. ZUS umieścił tam m.in. odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Czy lekarz może upoważnić inną osobę (np. pielęgniarkę) do wystawiania elektronicznych zwolnień?
Nie. Zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego przez lekarza z wykorzystaniem jego kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Kwalifikowany certyfikat lub profil zaufany ePUAP nie mogą być udostępnione innym osobom.

Czy lekarz musi osobiście założyć konto na PUE, czy może to zrobić za niego Zakład Opieki Zdrowotnej?
W celu wystawiania zaświadczeń lekarskich lekarz (osoba wystawiająca zaświadczenie lekarskie) tworzy profil informacyjny za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Zakład Opieki Zdrowotnej nie może wykonać tej czynności za lekarza.

Czy korekty elektronicznego zwolnienia może dokonać, podczas nieobecności lekarza, który je wystawił, inna osoba do tego upoważniona, np. kierownik przychodni?
Poprawienie błędów w elektronicznym zwolnieniu lekarskim wymaga wystawienia w formie elektronicznej:
1. informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd, albo
2. informacji, o której mowa w pkt 1, oraz nowego (poprawnego) zaświadczenia lekarskiego,
- podpisanych z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

Ze względu na taki tryb poprawiania błędów w elektronicznym zwolnieniu lekarskim możliwe jest dokonanie wymienionych czynności przez innego lekarza, uprawnionego do wystawiania zwolnień lekarskich. Może być to pracownik administracyjny tylko wtedy, gdy jest równocześnie lekarzem uprawnionym do wystawiania zwolnień.

Czy będą organizowane jakieś akcje informacyjne dla lekarzy w zakresie wystawiania e-ZLA - szkolenia, instrukcje?
Obecnie lekarze mogą korzystać z wyjaśnień i ulotek zamieszczonych na stronie internetowej ZUS. Wkrótce także z instrukcji „Wystawianie elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) od 1 stycznia 2016 roku. Krok po kroku” oraz z filmów instruktażowych (od grudnia). Informacje o organizowanych szkoleniach będą zamieszczane na stronie internetowej www.zus.pl/ezla.

Jak będą funkcjonować e-ZLA w przypadku wizyt domowych?
Na potrzeby wizyt domowych może być stosowany standardowy tryb wystawiania zwolnień lekarskich - jeśli lekarz w czasie wizyty będzie miał dostęp do Internetu i urządzenie mobilne, a płatnik pacjenta profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Jeśli jednak w czasie wizyty domowej wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie będzie możliwe (w szczególności w przypadku braku dostępu do Internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP) to lekarz w dniu badania przekaże ubezpieczonemu (pacjentowi) zaświadczenie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, opatrzone jego podpisem i pieczątką. Lekarz może mieć kilka wydrukowanych „czystych” formularzy, do wykorzystania w takich okolicznościach. Zwolnienie wystawione w takim trybie musi być zelektronizowane przez lekarza w ciągu 3 dni roboczych.

Czy przy wystawianiu e-ZLA lekarz będzie musiał wpisywać wszystkie dane pacjenta czy też będą one podpowiadane przez system?
W przypadku wystawiania zwolnień lekarskich na portalu Platformy Usług Elektronicznych ZUS lekarz uzyska dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny - jeśli zwolnienie będzie wystawiane w celu opieki nad nimi. Gdy wpisze numer PESEL pacjenta, to pozostałe dane identyfikacyjne zostaną automatycznie podpowiedziane przez system. Adres pacjenta i dane płatnika lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy. Poza tym system będzie weryfikował datę początku okresu niezdolności z zasadami wystawiania zwolnień określonymi w przepisach oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem. Podpowie również kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy). Możliwy będzie podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS.

Czy do wystawiania e-ZLA zostanie udostępniony lekarzom specjalny program?
ZUS udostępnia możliwość wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich za pośrednictwem portalu Platformy Usług Elektronicznych. Możliwość wytworzenia innego oprogramowania, udostępniającego tą funkcjonalność, pozostaje w gestii producentów.

Czy lekarz musi założyć profil na PUE do 31 grudnia 2015 r. czy do końca 2017 roku?
Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r. (art. 55a ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) w celu wystawiania zaświadczeń lekarskich lekarz (osoba wystawiająca zaświadczenie lekarskie) tworzy profil informacyjny za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przepisy nie określają terminu na utworzenie takiego profilu, jednak profil ten jest konieczny do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Od 1 stycznia 2018 roku lekarze będą mogli wystawiać tylko zwolnienia elektroniczne.

Jakie są podstawowe wymogi do wystawiania zwolnień w formie elektronicznej?
Do wystawianie elektronicznych zwolnień lekarskich w Platformie Usług Elektronicznych ZUS, poza sprzętem komputerowym, niezbędny jest dostęp do Internetu, założenie profilu na PUE oraz posiadanie podpisu elektronicznego (podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP).

Jakie koszty związane z oprogramowaniem i sprzętem musi ponieść lekarz aby móc wystawiać e-ZLA?
Kwestie techniczne związane z wystawianiem zwolnień elektronicznych pozostają poza kompetencją ZUS. Oprogramowanie w portalu Platformy Usług Elektronicznych ZUS udostępniane jest bezpłatnie.

Jakie będą konsekwencje nieterminowego przekazywania e-ZLA?
W przypadku wystawiania zwolnień lekarskich w formie elektronicznej w portalu PUE nie ma możliwości nieterminowego ich przekazywania. Podpisanie zwolnienia łączy się bowiem z jego wysłaniem do ZUS.

Natomiast elektronizacja zwolnień wystawionych na formularzach wydrukowanych z systemu powinna być dokonana w ciągu 3 dni roboczych od wystawienia (albo ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zwolnienia). W przypadku powtarzającego się naruszania zasad dotyczących elektronizacji zwolnień wystawionych na formularzach wydrukowanych z systemu Zakład Ubezpieczeń Społecznych może, w drodze decyzji, cofnąć upoważnienie do wystawiania zaświadczeń lekarskich na okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna.

Czy lekarz, który wystawia zwolnienie elektroniczne na PUE, będzie je musiał zgrywać i przechowywać na dysku lub innych nośnikach?
Nie. Lekarz, który będzie wystawiał elektroniczne zwolnienia lekarskie, nie ma obowiązku ich archiwizacji i przechowywania. Zwolnienia elektroniczne po przesłaniu do ZUS są odpowiednio przetwarzane i archiwizowane.

Czy lekarz musi mieć konto na PUE, EPUAP, certyfikat?
Lekarz, który chce wystawiać elektroniczne zwolnienia w Platformie Usług Elektronicznych, musi założyć profil. Musi też posiadać podpis elektroniczny (podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP).

Profil zaufany ePUAP jest bezpłatny. Aby go uzyskać, wystarczy założyć konto na stronie epuap.gov.pl, złożyć wniosek o profil zaufany i potwierdzić tożsamość, np. w jednostce ZUS.

Podpis kwalifikowany wydają uprawnione centra certyfikacji. Jest to usługa płatna. Jej koszt zależy m.in. od okresu ważności, na jaki certyfikat zostaje wydany. Każde z centrów prowadzi własną politykę cenową i ma różną ofertą handlową.

Więcej: zus.pl